Zahlungserinnerung und Mahnung bei Privatpatienten

Die Rechnung ist raus, die Frist ist verstrichen, das Geld ist nicht da. Dieser Beitrag zeigt, wann ein Privatpatient in Verzug gerät, was eine Mahnung bewirkt, was du dann verlangen kannst und wie lange du Zeit hast. Am Ende stehen Mustertexte zum Anpassen.

Wann gerät ein Privatpatient in Verzug?

Verzug heißt: Die Zahlung ist fällig, und der Schuldner zahlt trotzdem nicht. Die beiden wichtigsten Wege dorthin regelt § 286 BGB.

Mit Mahnung. Zahlt der Schuldner nicht auf eine Mahnung, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, kommt er durch die Mahnung in Verzug (Absatz 1). Eine Mahnung genügt. Das Gesetz schreibt keine Zahl von Mahnstufen vor.

Ohne Mahnung nach 30 Tagen. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug (Absatz 3). Bei einem Verbraucher gilt das nur, wenn in der Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen worden ist.

Verbraucher ist nach § 13 BGB jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können. Eine Privatpatientin, die für ihre eigene Behandlung zahlt, ist in der Regel Verbraucherin.

Der Hinweis auf der Rechnung. Damit der Verzug nach 30 Tagen auch ohne Mahnung eintritt, gehört ein Hinweis auf diese Folge in die Rechnung, zum Beispiel: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie in Verzug.“ Setze ihn gut sichtbar und nicht ins Kleingedruckte. Was „besonders hingewiesen“ im Einzelnen verlangt, steht nicht im Wortlaut des Gesetzes. Der Satz ist ein Vorschlag, die genaue Form kann ein Anwalt prüfen.

Zwei Ergänzungen aus demselben Paragrafen: Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat (Absatz 4). Und das Gesetz kennt weitere Fälle, in denen es keine Mahnung braucht, zum Beispiel wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (Absatz 2). Ob ein Zahlungsziel auf deiner Rechnung dazu zählt, klärst du im Zweifel mit einem Anwalt. Der sichere Weg bleibt die Mahnung.

Was der Verzug bringt

Zinsen. Eine Geldschuld wird während des Verzugs verzinst, und zwar mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Absatz 1 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres, die Deutsche Bundesbank gibt ihn im Bundesanzeiger bekannt (§ 247 BGB). Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent, der Verzugszins also 6,52 Prozent im Jahr (Stand 27. Oktober 2026). Auf eine offene Rechnung über 200 Euro sind das 13,04 Euro im Jahr. Den aktuellen Wert findest du bei der Bundesbank.

Weiterer Schaden. Das Gesetz schließt die Geltendmachung eines weiteren Schadens nicht aus (§ 288 Absatz 4). Schadensersatz wegen der Verzögerung kannst du aber nur unter der zusätzlichen Voraussetzung des Verzugs verlangen (§ 280 Absatz 2 BGB). Eine Mahngebühr lässt sich deshalb erst für Schreiben verlangen, die nach dem Eintritt des Verzugs kommen, nicht für das Schreiben, das den Verzug erst begründet. Wie hoch eine Gebühr sein darf, steht nicht im Gesetz. Im Zweifel fragst du einen Anwalt.

Keine Pauschale bei Verbrauchern. Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Absatz 5 gibt es nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Bei Privatpatienten gilt sie in der Regel nicht.

Die drei Stufen

Das Gesetz schreibt keine Reihenfolge vor. Ein möglicher Ablauf in drei Schritten, den du an deine Praxis anpassen kannst:

1. Zahlungserinnerung. Freundlich, ohne Vorwurf. Vielleicht ist die Zahlung nur untergegangen.
2. 1. Mahnung. Mit neuer Frist und dem Hinweis, dass bei Nichtzahlung Verzug eintritt.
3. 2. Mahnung mit letzter Frist. Mit dem Hinweis, welche Schritte du danach prüfst.

Als Beispiel für die Abstände: Zahlungserinnerung eine Woche nach dem Zahltag, 1. Mahnung 14 Tage später, 2. Mahnung weitere 14 Tage später. Das ist ein Beispiel und keine Vorgabe. Wann ein Schreiben schon eine Mahnung im Sinne des Gesetzes ist, regelt § 286 nicht ausdrücklich. Wer sicher gehen will, nennt die Mahnung beim Namen und setzt eine Frist mit Datum.

Jede Stufe nennt die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag, den noch offenen Rest nach Teilzahlungen und eine neue Frist mit einem Datum.

Wie lange hast du Zeit?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hast oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest erlangen müssen (§ 199 Absatz 1 BGB). Ein Beispiel: Ist der Anspruch aus einer Rechnung im März 2026 entstanden und kennst du den Schuldner, verjährt er mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

Eine einfache Mahnung steht nicht in der Liste, mit der das Gesetz die Verjährung anhält. Gehemmt wird sie unter anderem durch die Erhebung einer Klage und die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren (§ 204 Absatz 1 BGB); in der Zeit der Hemmung läuft die Frist nicht weiter (§ 209 BGB). Auch Verhandlungen über den Anspruch hemmen die Verjährung (§ 203 BGB), und erkennt der Schuldner den Anspruch an, zum Beispiel durch eine Abschlagszahlung, beginnt die Frist neu (§ 212 BGB). Rückt das Ende der Frist näher, sprich mit einem Anwalt über die nächsten Schritte.

Wenn nichts hilft: Inkasso und Schweigepflicht

Gibst du eine offene Forderung an ein Inkassounternehmen oder eine Abrechnungsstelle ab, erfahren Dritte, dass und wofür jemand bei dir in Behandlung war. Wer als Arzt, Zahnarzt oder Angehöriger eines anderen Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert, unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, wird nach § 203 Absatz 1 des Strafgesetzbuchs mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. Die Vorschrift nennt auch Berufspsychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlussprüfung (Absatz 1 Nr. 2).

Absatz 3 Satz 2 erlaubt das Offenbaren gegenüber sonstigen Personen, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist. Ob ein Inkassounternehmen dazu zählt, ob du eine Einwilligung der Patientin brauchst und ob dein Beruf unter die Vorschrift fällt, klärst du vorher mit deiner Berufsorganisation oder einem Anwalt.

Wie PraxisLedger dabei hilft

PraxisLedger ist die Rechnungssoftware für Praxen mit Selbstzahlern und Privatpatienten. Zum Mahnwesen gehört:

• Zahlungserinnerung und Mahnung mit Fristen, als Mahn-PDF
• Zahlungseingang erfassen, auch Teilzahlungen
• Seite Mahnwesen mit der Liste der heute fälligen Mahnungen
• Startbildschirm mit Kennzahlen zu offenen und überfälligen Rechnungen

Die Texte prüfst du selbst. PraxisLedger ersetzt keine Rechtsberatung. Zur Seite von PraxisLedger

Mustertexte zum Anpassen

Die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt du. Die Texte sind Vorschläge und keine geprüften Rechtstexte. Sie sprechen die Patienten mit „Sie“ an, weil Schreiben an Patienten üblicherweise förmlich sind.

Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Guten Tag [Name],

zu unserer Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro ist bis heute kein Zahlungseingang verzeichnet. Vielleicht ist die Zahlung nur untergegangen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf das Konto [IBAN]. Haben sich Ihre Zahlung und dieses Schreiben überschnitten, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Praxis]

1. Mahnung

Betreff: 1. Mahnung zu Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Guten Tag [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist der Betrag von [offener Betrag] Euro noch nicht bei uns eingegangen. Bitte überweisen Sie ihn bis zum [Datum]. Zahlen Sie bis dahin nicht, kommen Sie in Verzug. Für die Zeit des Verzugs können Verzugszinsen anfallen.

Mit freundlichen Grüßen
[Praxis]

2. Mahnung mit letzter Frist

Betreff: 2. Mahnung zu Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Guten Tag [Name],

der Betrag von [offener Betrag] Euro ist weiterhin offen. Bitte überweisen Sie ihn bis spätestens [Datum]. [Falls du eine Mahngebühr erhebst: Die Mahngebühr beträgt [Betrag] Euro.] Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, prüfen wir weitere Schritte, zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren.

Mit freundlichen Grüßen
[Praxis]

Worauf sich dieser Artikel stützt

Gesetz: § 13 (Verbraucher), § 195 und § 199 (Verjährung), § 203, § 204, § 209 und § 212 (Hemmung und Neubeginn der Verjährung), § 247 (Basiszinssatz), § 280 (Schadensersatz), § 286 (Verzug) und § 288 BGB (Verzugszinsen), dazu § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen).

Zinssatz: Basiszinssatz nach § 247 BGB der Deutschen Bundesbank, 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026.

Weiterlesen: Rechnung für Privatpatienten: Pflichtangaben und Muster

Dieser Beitrag beschreibt, was im Gesetz steht, und ist keine Rechtsberatung. Gesetzestexte und Basiszinssatz nachgelesen am 27. Oktober 2026. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli.