Rechnung für Privatpatienten: Pflichtangaben und Muster

Privatpatienten und Selbstzahler bekommen von dir eine Rechnung, und das Geld kommt erst danach. Dieser Beitrag zeigt, was auf die Rechnung gehört, wann ein säumiger Zahler in Verzug gerät und wie ein Muster aussieht.

Das gehört auf die Rechnung

Wenn du eine Rechnung ausstellst, muss sie die Angaben aus § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes enthalten:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift deiner Praxis und des Patienten
2. deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du einmalig vergibst
5. Art und Umfang der Leistung, bei Behandlungen also die Bezeichnung und die Anzahl
6. der Zeitpunkt der Leistung, bei mehreren Terminen die Daten oder der Zeitraum
7. das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
8. der Steuersatz und der Steuerbetrag, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Ob für deine Leistung eine Steuerbefreiung gilt, zum Beispiel nach § 4 Nummer 14 UStG, oder ob du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist, klärst du mit deiner Steuerberatung. Der Hinweis auf der Rechnung folgt daraus.

Das Umsatzsteuergesetz verpflichtet nicht dazu, Privatpersonen eine Rechnung auszustellen (§ 14 Absatz 2 UStG). Der Patient braucht sie in der Praxis aber, um zu bezahlen und seine Kosten bei der Versicherung geltend zu machen, und du brauchst sie als Beleg für deine Buchhaltung.

Ein Muster zum Abschreiben

Ein Beispiel für eine Rechnung an einen Selbstzahler. Die Werte in Klammern ersetzt du durch deine eigenen.

Die Werte im Muster sind Platzhalter und keine Empfehlung.

Wann der Patient in Verzug gerät

Ein Verbraucher kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Das gilt aber nur, wenn du ihn in der Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hast (§ 286 Absatz 3 BGB). Ein Satz wie „Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Folgen“ im Zahlungshinweis ist deshalb keine Floskel, sondern Teil deiner Rechnung. Bevor du mahnst, hilft eine freundliche Zahlungserinnerung.

Wie lange du Rechnungen aufbewahrst

Rechnungen, die du ausgestellt hast, bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung ausgestellt hast (§ 14b Absatz 1 UStG).

Fünf Fehler, die du vermeiden kannst

• eine Rechnungsnummer doppelt vergeben oder Lücken in der Reihe lassen
• nur das Rechnungsdatum nennen und das Leistungsdatum vergessen
• die Summe stimmt nicht mit den Einzelposten überein
• der Hinweis auf die Steuerbefreiung oder auf § 19 UStG fehlt
• eine fertige Rechnung nachträglich ändern, statt sie zu stornieren und neu zu schreiben

Wie PraxisLedger dabei hilft

PraxisLedger ist die Rechnungssoftware für Praxen mit Selbstzahlern und Privatpatienten. Sie vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, druckt auf die Rechnung einen QR-Code für die Überweisung und kennt die Steuerfälle „umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG“ und „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Festgeschriebene Rechnungen sind technisch gegen Ändern und Löschen gesperrt, korrigiert wird per Stornorechnung. Eine Zahlungserinnerung und die Mahnung mit Fristen gehören dazu, gemahnt wird nur, was du auswählst. Mehr zu PraxisLedger

Dieser Beitrag beschreibt, was im Gesetz steht, und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzestexte nachgelesen am 18. Oktober 2026.

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