§ 4 Nr. 14 UStG: Umsatzsteuerbefreiung für Physiotherapeuten – was das bedeutet und warum Buchhaltungssoftware es meist falsch macht
Physiotherapeuten zahlen auf ihre Heilbehandlungen keine Umsatzsteuer. Das klingt einfach – und ist es auch. Trotzdem ist die falsche Steuererfassung einer der häufigsten Buchführungsfehler in Physiopraxen. Warum das so ist, welche Leistungen wirklich befreit sind und wie ihr es in der Buchhaltung korrekt abbildet.
Was regelt § 4 Nr. 14 UStG?
Das Umsatzsteuergesetz befreit bestimmte Heilberufe von der Umsatzsteuerpflicht. § 4 Nr. 14 UStG nennt dabei ausdrücklich die Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die von approbierten Ärzten, Zahnärzten – und eben auch von Physiotherapeuten – erbracht werden.
Für Physiotherapeuten gilt: Leistungen, die der Diagnose, Behandlung oder Heilung einer Krankheit dienen und auf Grundlage einer ärztlichen Verordnung (Heilmittelrezept) erbracht werden, sind umsatzsteuerfrei. Das betrifft den Großteil des Praxisalltags: Krankengymnastik, Manuelle Therapie, Lymphdrainage, Elektrotherapie – all das fällt unter die Befreiung.
Verordnete Heilbehandlungen → umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG. Auf Patientenrechnungen und in der Buchführung: 0 % USt. Keine Ausnahme, keine Konfiguration nötig – es ist schlicht nicht anwendbar.
Welche Leistungen sind befreit – und welche nicht?
Die Trennlinie verläuft zwischen therapeutischer Heilbehandlung und allgemeiner Gesundheitsförderung. Entscheidend ist der therapeutische Zweck der Leistung.
| Leistung | Umsatzsteuerfrei? | Begründung |
|---|---|---|
| Krankengymnastik (KG) auf Rezept | ✓ Ja | Heilbehandlung, verordnet |
| Manuelle Therapie auf Rezept | ✓ Ja | Heilbehandlung, verordnet |
| Lymphdrainage auf Rezept | ✓ Ja | Heilbehandlung, verordnet |
| Elektrotherapie auf Rezept | ✓ Ja | Heilbehandlung, verordnet |
| KG-Gerät (MTT) auf Rezept | ✓ Ja | Heilbehandlung, verordnet |
| Wellness-Massage ohne Verordnung | ✗ Nein | Kein therapeutischer Zweck |
| Allgemeine Fitness-Kurse | ✗ Nein | Gesundheitsförderung, nicht Heilbehandlung |
| Präventionskurse (§ 20 SGB V) | ✗ Nein | Prävention ≠ Heilbehandlung |
| Verkauf von Produkten (Bänder, Rollen) | ✗ Nein | Warenlieferung, 19 % USt. |
Wichtig: Sobald eine Praxis auch steuerpflichtige Umsätze erzielt, entsteht eine Mischsituation. Diese muss in der Buchhaltung sauber getrennt geführt werden – sonst ist weder die steuerfreie noch die steuerpflichtige Seite korrekt.
Warum machen Physiotherapeuten in der Buchhaltung trotzdem Fehler?
Das Problem liegt nicht am Wissen der Therapeuten, es liegt an der Software. Allgemeine Buchhaltungsprogramme sind für Handel, Handwerk und Agenturen gebaut. Dort ist der Regelsteuersatz von 19 % Umsatzsteuer der Normalfall und die steuerfreie Heilbehandlung der Sonderfall, den man selbst einrichten muss.
Was in der Praxis passiert:
- Eine Physiotherapeutin richtet ein allgemeines Buchhaltungsprogramm ein und wählt "Freiberufler" als Typ.
- Beim ersten Eintrag der GKV-Erstattung stellt sie fest: die Software möchte einen Steuersatz. Sie trägt 0 % ein – oder lässt es auf 19 %.
- Drei Jahre später: Betriebsprüfung. Der Prüfer sieht inkonsistente Steuersätze. Nachfrage, Erklärungsbedarf, Nachzahlung.
Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer begründet eine Steuerschuld – auch wenn sie eigentlich nicht anfällt. § 14c UStG: Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie. Umgekehrt: Auf steuerpflichtige Leistungen keine MwSt. auszuweisen, ändert die Schuld nicht.
Was bedeutet das für die Buchführung konkret?
Für die ordnungsgemäße Buchhaltung nach GoBD gelten folgende Anforderungen:
Kontenrahmen SKR03
Einnahmen aus steuerfreien Heilbehandlungen gehören im SKR03 in den Erlösbereich 8100 (steuerfreie Umsätze). PraxisBilanz führt sie dort auf eigenen Unterkonten: 810010 für die Kassenabrechnung, 810050 für die Privatabrechnung, 810055 für Zuzahlungen. Steuerpflichtige Zusatzleistungen laufen auf ein eigenes Konto mit 19 % USt. Welches Konto im Einzelfall das richtige ist, gehört zu eurer Steuerberatung.
Generalisten-Software kennt diese Kontierung nicht automatisch. Sie müssen manuell eingerichtet werden – und werden es in der Praxis oft nicht.
GoBD-Konformität
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, zuletzt aktualisiert 2024) verlangen, dass jede Buchung nachvollziehbar und unveränderbar festgeschrieben wird. Excel erfüllt das nicht. Und Standard-Software, die falsche Steuersätze zulässt, erschwert die Prüfbarkeit erheblich.
DATEV-Export für den Steuerberater
Wenn ihr eurem Steuerberater quartalsweise Daten liefert, erwartet er eine klare Trennung nach GKV-Umsätzen, PKV-Umsätzen und Selbstzahler-Umsätzen – alle mit korrekter Steuerkennung. Wenn das nicht stimmt, korrigiert er es manuell. Ihr zahlt für diese Zeit.
Wie löst PraxisBilanz das technisch?
PraxisBilanz wurde von Therapeuten für Therapeuten entwickelt. § 4 Nr. 14 UStG ist deshalb kein Konfigurationspunkt – er ist fest eingebaut.
- Steuerbefreiung ab Werk: Alle Heilbehandlungsumsätze werden automatisch als steuerfrei geführt. Es gibt keinen Steuersatz-Schieberegler, den man falsch einstellen könnte.
- Mischleistungen gesondert: Steuerpflichtige Zusatzleistungen (Wellness, Produktverkauf) werden in einem separaten Bereich erfasst – mit automatischer 19 % USt.
- SKR03 voreingestellt: Der Kontenrahmen ist auf die Einnahmen- und Ausgabenstruktur therapeutischer Praxen voreingestellt. Kassenabrechnung, Privatabrechnung und Zuzahlungen laufen auf eigene Unterkonten (810010, 810050, 810055).
- GoBD-Prüfpfad: Jede Buchung wird kryptografisch signiert (HMAC-SHA256). Eine nachträgliche Änderung bricht die Kette und bleibt dadurch erkennbar.
- DATEV-Export direkt: Der Export enthält die korrekte Steuerkennung – so wie Steuerberater ihn für Therapeuten benötigen.
Häufige Fragen
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